Jedes Unternehmen, das ein ERP einführt, stößt früher oder später auf dasselbe Problem: Die Software kann fast alles, aber niemand weiß, wie dieses Unternehmen sie benutzen soll.
Die offizielle ERPNext-Dokumentation erklärt, was ein Kreditorenkonto ist und welche Felder eine Ausgangsrechnung hat. Sie kann nicht erklären, welchen Kontenrahmen Sie verwenden und welche Prüfschritte vor dem Versand einer Rechnung nötig sind. Sie weiß auch nicht, wer eine Bestellung freigeben darf und was am Monatsanfang zu tun ist. Genau dieses Wissen entscheidet aber darüber, ob eine ERP-Einführung funktioniert oder nach sechs Monaten in Excel zurückfällt.
Dieses Wissen ist unternehmensspezifisch. Es muss aufgeschrieben werden. Und es muss gefunden werden.
Warum das separate Wiki nicht funktioniert
Der übliche Reflex ist ein eigenes Wiki: Confluence, Notion, SharePoint, ein Ordner mit Word-Dateien. Wir haben das jahrelang selbst so gemacht. Vor einem Jahr haben wir sogar die Domain alyf.wiki gekauft, um darauf Wikis für unsere Kunden zu betreiben. Das Wiki.js-Deployment läuft bis heute und kostet uns weiter Hosting-Gebühren. Geöffnet hat es kaum jemand. Der Reflex ist verständlich, das Ergebnis ist fast immer dasselbe.
Es ist ein zweites System. Zweiter Login, zweite Rechteverwaltung, zweite Suche, zweite Rechnung. Wer im ERP arbeitet, muss die Anwendung verlassen, um zu erfahren, wie er die Anwendung bedient.
Die Distanz kostet den entscheidenden Moment. Die Frage entsteht im Formular, beim Buchen einer Zahlung. Ein Wiki in einem anderen Tab verlangt in genau diesem Moment einen Kontextwechsel. Die meisten fragen stattdessen die Kollegin am Nachbartisch. Das ist schneller - und es skaliert nicht.
Der Inhalt veraltet unbemerkt. Ein Wiki lebt neben der Software, nicht mit ihr. Es gibt kein Review und kein Deployment. Niemandem fällt auf, dass eine Anleitung eine Version zu alt ist.
Die Rechte passen nicht. Gehaltsprozesse sollen nicht für alle sichtbar sein. Also entsteht ein zweites Berechtigungsmodell. Es ähnelt dem im ERP, entspricht ihm aber nie ganz und driftet mit jeder Personalveränderung weiter ab.
Das Ergebnis: Das Wiki wird zwei Wochen nach dem Go-live gepflegt und danach nicht mehr geöffnet.
Compendium: Die Doku kommt ins ERP
Wir haben deshalb Compendium gebaut, eine Open-Source-App für Frappe und ERPNext. Die Idee ist unspektakulär: Dokumentation gehört in die Software, die sie beschreibt, nicht in ein zweites Produkt. Und sie gehört als Markdown ins Git-Repository, nicht in eine proprietäre Datenbank. Dass sich Seiten in diesem Format mit KI-Unterstützung pflegen lassen, war einer der Hauptgründe für die Entwicklung. Dazu weiter unten mehr.
Compendium sammelt Markdown-Dateien aus jeder installierten App und liefert sie im Desk unter /app/docs aus. Jede App bringt ihre Seiten in einem docs/-Ordner mit. Was das praktisch bedeutet:
- Ein System, ein Login. Kein Kontextwechsel, kein zusätzlicher Vertrag, kein zusätzliches Onboarding.
- Rechte aus ERPNext. Jede Seite kann im Frontmatter Rollen angeben. Wer die Rolle nicht hat, sieht die Seite nicht - weder im Menü noch in der Suche. Für die Dokumentation gilt das Berechtigungsmodell, das Sie ohnehin pflegen.
- Mehrsprachigkeit mit Fallback. Seiten liegen in Sprachbäumen (
de,en,de-CH). Fehlt eine Übersetzung, greift der Fallback statt einer leeren Seite. - Versioniert wie Code. Die Seiten liegen im Git-Repository der jeweiligen App. Änderungen laufen durch Pull Request und Review. Sie werden zusammen mit der Anpassung ausgerollt, die sie beschreiben. Eine Anleitung veraltet nicht mehr still, weil sie im selben Commit lebt wie die Änderung.
- Erweiterbar. Mermaid-Diagramme für Prozessabläufe, Syntax-Highlighting, Bilder aus dem eigenen
docs/-Baum. Eine spätere App kann eine Seite an gleicher Stelle überschreiben. So passen Sie generische Anleitungen an Ihr Unternehmen an, ohne das Original zu forken.
Suche in der Awesome Bar
Wichtiger als die Seite selbst ist der Weg dorthin. Compendium hängt sich in die Awesome Bar von Frappe - dieselbe Suchleiste oben, mit der Ihre Mitarbeiter jeden Tag nach Kunden, Rechnungen und Berichten suchen.
Wer dort tippt, bekommt die Doku-Treffer zwischen den übrigen Ergebnissen. Compendium durchsucht Titel, Pfad und den gesamten Seitentext und ignoriert Akzente. Unter jedem Treffer steht die Textstelle, die den Fund ausgelöst hat. Ergebnisse erscheinen nur, wenn der Benutzer die Seite auch öffnen darf. Der Index aktualisiert sich, sobald sich eine Datei ändert.
Damit verschwindet die Hürde, an der jedes Wiki scheitert: Niemand muss wissen, dass es eine Dokumentation gibt, und niemand muss sie suchen gehen. Man tippt dort, wo man ohnehin tippt.
Was wir selbst dokumentiert haben
Wir setzen das seit einigen Wochen im eigenen Betrieb ein. Unsere ERPNext-Instanz enthält inzwischen ein internes Handbuch von gut hundert Seiten. Es beschreibt, was in keiner Produktdokumentation stehen kann: wie wir arbeiten.
Abgedeckt sind unter anderem:
- Buchführung: wiederkehrende Buchungsvorgänge, Checklisten für Monatsanfang und Rechnungsausgang, unser Kontenrahmen, der Umgang mit Zahlungsdienstleistern und Bankkonten
- Personal und Gehalt: die Abläufe rund um die monatliche Abrechnung und deren Verbuchung
- Stammdaten: wie Artikel, Adressen, Kunden und Lieferanten anzulegen sind, damit die Daten sauber bleiben
- Vertrieb: von der Bearbeitung einer Anfrage bis zum fertigen Angebot
- Büro und Organisation: Vertraulichkeit, Dokumentenablage, Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen
- Entwicklung: Konventionen, Setup, Commits und Reviews
Die Seiten sind rollenbasiert geschützt und liegen zweisprachig vor. Sie stecken im Git-Repository unserer eigenen ERPNext-App, also dort, wo auch unsere Anpassungen liegen. Wer eine Anpassung ändert, ändert die zugehörige Seite im selben Zug.
Der Unterschied im Alltag: Fragen, die früher per Chat an einen Kollegen gingen, beantworten sich in der Awesome Bar. Beim Onboarding hat eine neue Kollegin nicht mehr “irgendwo ein Wiki”, sondern eine Anleitung an der Stelle, an der sie gerade arbeitet.
Markdown im Git: Wartung mit LLM-Unterstützung
Das Dateiformat ist keine Geschmacksfrage. Es ist einer der Hauptgründe, aus denen wir Compendium überhaupt gebaut haben. Die Dokumentation besteht aus Markdown-Dateien im selben Repository wie der Code. Damit lässt sie sich mit denselben KI-Werkzeugen bearbeiten wie der Code.
In einem klassischen Wiki liegt der Inhalt hinter einer Weboberfläche und in einer proprietären Datenbank. Ein Coding-Assistent kommt dort nicht heran. Bei uns sieht er den gesamten Dokumentationsbaum als normale Dateien - und daneben die Anpassungen, die diese Dateien beschreiben.
Das verändert die Pflege:
- Änderungen bleiben synchron. Wer eine Anpassung entwickelt, lässt den Assistenten im selben Zug die betroffenen Seiten aktualisieren. Doku und Code liegen im selben Commit.
- Neue Seiten entstehen aus dem, was da ist. Statt vor einer leeren Seite zu sitzen, leiten wir einen ersten Entwurf aus dem tatsächlichen Verhalten des Systems ab. Danach prüft und korrigiert ihn ein Mensch.
- Große Überarbeitungen werden machbar. Begriffe vereinheitlichen, Struktur umbauen, veraltete Verweise auf Screenshots finden: Solche Aufgaben fasst über hundert Seiten hinweg niemand von Hand an. Mit Assistenz sind sie an einem Nachmittag erledigt.
- Übersetzungen bleiben gepflegt. Unsere Seiten liegen zweisprachig vor. Jede Übersetzung vermerkt, von welchem Stand des Originals sie stammt. So ist jederzeit sichtbar, welche Fassung nachgezogen werden muss.
- Review bleibt Pflicht. Alles läuft durch Pull Request. Der Assistent schlägt vor, ein Mensch entscheidet. Die Qualitätssicherung ist dieselbe wie beim Code.
Damit kippt die Ökonomie der Dokumentation. Das Problem war bisher nicht das erste Schreiben, sondern das Aktuellhalten über Jahre. Sinkt dieser Aufwand deutlich, wird aus dem Vorsatz “wir dokumentieren das mal ordentlich” eine Gewohnheit.
Ask ALYF: Die Doku beantwortet Fragen
Auch eine gut gepflegte Dokumentation zwingt zum Lesen. Manchmal will man aber einfach eine Antwort.
Ask ALYF ist unser KI-Assistent im ERPNext-Desk. Ist Compendium installiert, durchsucht der Assistent die Dokumentation aller installierten Apps und liest einzelne Seiten. Der Benutzer muss die richtige Seite nicht selbst finden, sondern fragt im Chat. Die Antwort beruht auf Ihren eigenen Anleitungen, nicht auf dem Allgemeinwissen eines Sprachmodells.
Zwei Punkte sind uns dabei wichtig:
Die Berechtigungen gelten weiter. Der Assistent arbeitet mit den Rechten des angemeldeten Benutzers. Fehlt dem Benutzer die Rolle für eine Seite, liest der Assistent sie auch nicht vor. Es entsteht keine Hintertür.
Wiederkehrende Abläufe lassen sich als Skill hinterlegen. Für Prozesse, die Ihr Team regelmäßig durchläuft, geben Sie dem Assistenten eine Anleitung mit - ebenfalls rollenbasiert. Er führt dann Schritt für Schritt durch den Vorgang, statt nur darauf zu verweisen.
Damit schließt sich der Kreis: Das Wissen wird einmal aufgeschrieben, liegt versioniert neben der Software und ist über die gewohnte Suchleiste auffindbar. Auf Nachfrage beantwortet es die Frage gleich mit.
Fazit
Ein Firmen-Wiki scheitert selten am Schreiben. Es scheitert am Weg dorthin. Jeder zusätzliche Klick, jeder zweite Login und jede eigene Rechteverwaltung erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass die Anleitung ungelesen bleibt und das Wissen wieder in den Köpfen einzelner Personen landet.
Unsere Antwort: Dokumentation gehört in dieselbe Anwendung, in dasselbe Repository und in dieselbe Suchleiste wie die Arbeit, die sie beschreibt. Als Markdown neben dem Code ist sie außerdem mit vertretbarem Aufwand pflegbar.
Compendium ist Open Source. Wenn Sie ERPNext einsetzen und Ihr Wiki schon länger niemand mehr geöffnet hat, sprechen Sie uns an - wir zeigen Ihnen gern, wie das bei uns aussieht.