Ein kritischer Schritt vor jedem ERP-Go-Live ist die Bereinigung des Systems von Testtransaktionen. Ziel ist es, sämtliche Buchungssätze und Bewegungsdaten (z. B. Rechnungen, Lagerbuchungen) zu entfernen, ohne die konfigurierten Stammdaten oder die Systemstruktur zu beeinträchtigen.

Status Quo und Schwachstellen der Standard-Lösung

ERPNext stellt hierfür standardmäßig das Tool “Transaction Deletion Record” zur Verfügung. In der praktischen Anwendung zeigten sich bisher jedoch signifikante Einschränkungen, die den Prozess erschwerten:

• Fehlende Reproduzierbarkeit: Das Ergebnis hing vom System ab. Je nach installierten Apps wurden unterschiedliche Doctypes gelöscht, was zu unerwarteten Ergebnissen führen konnte.
• Mangelnde Flexibilität: Es gab keine Möglichkeit, die Auswahl der zu löschenden Doctypes zu beeinflussen oder spezifische Doctypes über die UI vom Löschvorgang auszuschließen.
• Intransparenz: Die Liste der zu löschenden Doctypes war bisher nirgends fest definiert. Es gab lediglich eine (nicht editierbare) Liste der vor dem Löschen geschützten Doctypes, und es wurden alle sonstigen Doctypes mit Link-Feld zum Unternehmen gelöscht. Für den Anwender war vorab also nicht ersichtlich, welche Datentypen genau gelöscht werden.

Technische Überarbeitung und neue Funktionen

Um diese Defizite zu beheben, habe ich das Tool grundlegend erweitert. Der Fokus lag dabei auf der vollständigen Kontrollierbarkeit des Löschprozesses durch den Administrator. Die wichtigsten Neuerungen im Überblick:

• Konfigurations-Transfer: Durch die Integration einer Import-/Export-Funktion für die Doctype-Listen können definierte Löschprofile nun problemlos zwischen verschiedenen Umgebungen (z. B. von der Sandbox ins Staging-System) übertragen werden.
• Detail-Übersicht: Zusätzliche Spalten in dieser Liste zeigen die Anzahl der jeweils zu löschenden Datensätze pro Doctype, betroffene Child-Doctypes und das Link-Feld zum Unternehmen an (falls vorhanden). Dies bietet eine fundierte Entscheidungsgrundlage vor dem endgültigen Löschvorgang.
• Manipulierbare Doctype-Liste: Vor dem Auslösen des Prozesses wird nun eine explizite Liste aller betroffenen Doctypes generiert. Diese neue Liste kann vom Nutzer manuell ergänzt oder gekürzt werden, was eine selektive Datenreinigung ermöglicht. Wichtige Core-Doctypes sind geschützt, um systemkritische Fehler zu verhindern.

Fazit

Durch die Erweiterungen wird der Löschprozess von Testdaten in ERPNext reproduzierbar und transparent. Die Gefahr, versehentlich falsche Daten zu löschen oder wichtige Doctypes zu übersehen, wird durch die neue Übersicht und Manövrierbarkeit deutlich reduziert.